Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy đơn giản nhất

Máy photocopy có mặt trên thị trường với nhiều chức năng tuyệt vời. Hỗ trợ cho con người trong việc photo, in ấn, scan các tài liệu, văn bản một cách nhanh chóng. Thị trường ngày càng đa dạng với vô vàn những hãng sản phẩm nổi tiếng. Từ dòng máy công nghiệp cho người mở tiệm photocopy cho đến những dòng máy mini sử dụng gia đình, phù hợp với túi tiền khách hàng. Thiết kế máy cũng ngày càng hiện đại với cách sử dụng đơn giản. Nếu bạn còn đang băn khoăn về cách sử dụng máy photocopy khi mới lần đầu làm quen thì những hướng dẫn sử dụng máy photocopy được Máy photocopy Thiên Lâm, đơn vị cung cấp máy photocopy hàng đầu hiện nay sẽ mang bạn đến với chỉ vài thao tác đơn giản.

Mục lục

Chức năng của máy photocopy hiện đại ngày nay

Vượt xa so với những chiếc máy photocopy đời cũ trước đây chỉ với vài tính năng đơn giản. Máy photocopy hiện đại ngày nay mang đến cho người dùng sự hỗ trợ đắc lực nhất. Ngày càng có nhiều tính năng cải tiến mới phù hợp với nhu cầu sử dụng ngày càng cao:

Chức năng sao chép

Đây là chức năng chính của máy photocopy hầu hết phục vụ cho mọi nhu cầu. Bên cạnh đó, máy còn được tích hợp tính năng sao chép các dữ liệu từ máy tính. Hoặc sao chép tài liệu từ các bộ nhớ khác để in ấn trên nhiều kích cỡ khác nhau.

Chức năng in ấn

Không chỉ có chức năng chính là photocopy tài liệu, văn bản số lượng lớn. Máy photocopy còn được tích hợp thêm tính năng in ấn. Chức năng này vô cùng tiện lợi, nhất là đối với các văn phòng hiện đại. Công nghệ này phát triển giúp cho người dùng không cần bỏ tiền mua máy in nữa.

Chức năng Fax

Chức năng Fax cũng là chức năng quan trọng trên máy photocopy. Tiện ích này ngày càng được sử dụng phổ biến trong các văn phòng. Áp dụng rộng rãi ngay cả với những công ty, trường học và nhiều nơi khác.

Chức năng Binding

Đây là chức năng đặc biệt của máy photocopy. Máy photocopy đa chức năng sẽ đi kèm với một vài cơ sở ràng buộc. Chính điều này mang đến sự tiện lợi khi in ấn được thực hiện một số ràng buộc. Hơn nữa sẽ không có bất kì nhu cầu thêm không gian nào cho những máy tính ràng buộc. Nhiều chức năng ràng buộc giờ đây sẽ được liên kết vòng trong một cách chuyên nghiệp.

Chức năng quét

Chức năng quét, scan là chức năng không thể thiếu trên máy photocopy. Thiết bị có thể quét những tài liệu cần được gửi qua email. Bên cạnh đó còn quét các tài liệu cần được lưu giữ mà không thể giữ lại bản gốc.

Lợi ích tuyệt vời của máy photocopy

Với nhiều chức năng thông minh được tích hợp, cùng với cách sử dụng photo thông minh. Sản phẩm mang đến nhiều lợi ích lớn đối với người dùng:

Sản lượng in ấn tăng nhanh đáng kể

Trước đây, những chiếc máy photocopy đầu tiên được in với tốc độ từ 7 – 8 trang/ phút. Con số này làm tăng số lượng bản in sách từ 20 triệu đến 14 tỷ bản/ năm. Tuy nhiên đây mới chỉ dừng lại ở những cỗ máy năng đến 325 kg. Ngày nay, những chiếc máy photocopy có tốc độ lên đến 50 trang/ phút. Một tốc độ tối thiểu được khuyến nghị đối với tất cả những chiếc máy in văn phòng. Với tốc độ này giúp cho sản lượng in ấn tăng lên đáng kể với thời gian rút ngắn nhất.

Giảm chi phí, tiết kiệm năng lượng

Việc thường xuyên ra các cửa tiệm photocopy, in ấn sẽ ngốn khá nhiều tiền. Nhưng khi mua hay sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy thì bạn vẫn tiết kiệm được chi phí đáng kể về sau, tiết kiệm sức lực, thời gian. Hơn nữa còn mang lại hiệu quả công việc cần được giải quyết nhanh chóng.

Sử dụng máy photocopy còn giúp tiết kiệm năng lượng. Nếu những máy in thương mại tiêu thụ từ 300 – 500 watt năng lượng trong quá trình in. Nhưng mẫu máy photocopy mới sẽ giảm được mức sử dụng này đáng kể. Giảm chi phí và giấy tờ khi sử dụng những loại máy đa chức năng này.

Tiện ích sử dụng cao

Ngoài sở hữu tốc độ in ấn, photocopy tuyệt vời, máy photocopy còn mang đến tiện ích sử dụng cao. Nhiều loại máy còn hiện đại và hiệu quả hơn với những tùy chọn như tự dập ghim, bấm lỗ. Sự hỗ trợ này giúp người dùng tự tin nói lời tàm biệt với thao tác phân loại, ghim bằng tay.

Ngoài tiết kiệm về tiền bạc, thời gian, sản phẩm còn giúp cho công việc dễ dàng hơn. Không phải chờ đợi, không phải đi làm sớm hơn để chuẩn bị cho cuộc họp. Chỉ cần gửi yêu cầu của bạn đến máy photocopy là xong. Thậm chí còn cho phép fax, quét, in, tải tài liệu nhanh chóng chỉ trên một thiết bị duy nhất.

Hướng dẫn cách sử dụng máy photocopy đơn giản nhất

Ý nghĩa của các phím trên máy photocopy

Trước khi bắt tay vào học cách sử dụng máy photocopy thành thạo. Trước hết bạn cần phải nắm được ý nghĩa cúa các phím trên máy photocopy. Cụ thể như sau:

• Màn hình cảm ứng: Dùng để cài đặt, thiết lập chương trình và một số tiện ích khác
• Phím Access: Khai báo mã nếu máy ở chế độ có cài mật khẩu
• Phím Box: Để vào chế độ box
• Fax/ Scan: Chế độ Fax hoặc Scan
• Phím Extra Scan: Ở chế độ Extra Scan
• Phím copy: Ở chế độ copy – chế độ mặc định trên máy
• Reset: Đưa máy photocopy về chế độ mặc định
• Phím Start: Bắt đầu
• Phím Stop: Kết thúc quá trình copy
• Interrupt: Tạm dừng copy để bắt đầu công việc khác. Khi muốn quay lại chế độ ban đầu thì nhấn vào Interrupt một lần nữa.
• Phím Proof Copy: In, kiểm tra trước khi in với số lượng lớn
• Công tắc nguồn phụ: Tắt máy tạm thời
• Mode Check: Có chức năng kiểm tra lại cài đặt
• Clear: Hay còn gọi là phím C dùng để xóa các bản copy và các cài đặt khác
• Utility/ Counter: Chuyển chế độ màn hình
• Khung phím số: Khai báo bản cần copy, nhận chức năng khác
• Contrast: Phím điều chính độ tương phản ở trên màn hình cảm ứng
• Mode Memory: Bộ nhớ tạm thời với chức năng lưu thiết lập, gọi ra khi cần
• Enlarge Display: Phóng to màn hình
• Accessibility: Phím thiết lập chức năng người dùng

Các thao tác sử dụng máy photocopy

Thao tác khởi động máy

Để sử dụng các chức năng trên máy photocopy, trước hết cần phải khởi động máy. Bạn cắm nguồn điện, sau đó nhấn vào phím “Power” hay “Auxiliary trên máy. Nếu không sử dụng máy photocopy ở thời gian dài hoặc sau khi làm, bạn nên tắt máy. Mục đích là để tiết kiệm năng lượng và nâng cao tuổi thọ của máy. Tiếp tục nhấn “copy” ở bảng điều khiến màn hình để bắt đầu hoạt động.

Tiến hành các bước copy

Để thực hiện chức năng photocopy, bạn cần thực hiện theo 4 bước cơ bản sau:

• Bước 1: Tiến hành đặt tài liệu cần copy lên tại vị trí quét. Bạn đặt tài liệu lên trên mặt kính theo dòng kẻ đã được phân hướng dẫn. Để mặt tài liệu muốn copy úp xuống phía dưới mặt kính. Lúc này phía trên khay nạp tài liệu hiện dòng chữ “Place document face down” là máy đã ghi nhận. Khi đặt đúng chỗ tài liệu bạn đậy nắp máy lại để nhận diện mục tiêu.
• Bước 2: Lựa chọn số lượng bản copy tùy vào nhu cầu. Để tích chọn số lượng bản copy, nhấn vào con số phù hợp trên bảng số lượng.
• Bước 3: Lựa chọn kích thước giấy. Các máy photocopy hiện nay được thiết kế phổ biến với 2 loại khay giấy. Đó là khay giấy 14 inch và khay giấy 11 inch. Người dùng cũng có thể chọn lựa kích thước khác và cài đặt loại giấy trên máy.
• Bước 4:  Bắt đầu thực hiện copy. Khi đã cài đặt xong những thao tác cần thiết nói trên, bạn nhấn vào “copy”. Máy sẽ giúp bạn thực hiện công việc copy theo yêu cầu một cách nhanh chóng.

Mẹo giúp bạn sử dụng máy photocopy hiệu quả, bền lâu

Sử dụng máy photocopy hiệu quả và bền lâu hay không còn tùy thuộc vào người dùng. Một số lưu ý dưới đây sẽ rất cần thiết đối với bạn:

• Đặt máy photocopy ở vị trí thích hợp, tránh ánh sáng trực tiếp hoặc nhiệt độ cao
• Không nên tắt/ bật máy photocopy liên tục
• Khi không sử dụng thường xuyên, bạn cần tắt máy để tiết kiệm năng lượng và nâng cao tuổi thọ
• Không vận hành máy liên tục, vượt quá giới hạn công suất
• Không nên sử dụng máy khi mới mua về ngay mà hãy để trong vòng 2 tiếng…

Kết luận

Hy vọng với cách sử dụng máy photocopy đơn giản trên đây đã không thể làm khó bạn. Chỉ với vài thao tác là bạn có thể copy tài liệu một cách dễ dàng. Bạn nên sắm hoặc tìm đến dịch vụ cho thuê máy photo chất lượng để tiết kiệm tiền bạc, thời gian mà hiệu quả công việc mang lại rất tuyệt vời từ thiết bị này.